Objectifs de la formation
Cette formation permet d'identifier les principales options et les fonctions plus avancées de la messagerie, d'automatiser la gestion de ses emails et organiser ses rendez-vous et ses contacts au mieux.
Public
Toute personne qui utilise le logiciel Outlook couramment, de manière autodidacte ou ayant suivi une formation Outlook Initiation. Toute personne voulant consolider son utilisation des fonctions de base d'Outlook et voulant s'initier aux fonctions et propriétés plus complexes concernant les contacts, les tâches et le calendrier.
Durée
7 heures en présentiel ou en classe virtuelle sur 1 jour
Pré-requis
Être à l'aise avec son environnement de travail Windows et pratiquer le logiciel Outlook régulièrement.
Formateur
Formateur expérimenté spécialiste de la bureautique.
Méthode pédagogique
8 participants maximum, un poste par stagiaire et un support de cours est envoyé en fin de stage (vidéos tutorielles et/ou support spécifique). La formation est constituée d'apports théoriques, de démonstrations et de mises en pratique basées sur des exercices applicatifs et/ou ateliers.
Modalité de validation des acquis
Évaluation continue via des exercices applicatifs et/ou des ateliers de mise en pratique. Évaluation en fin de stage par la complétion d'un questionnaire et/ou d'une certification officielle issue du Répertoire Spécifique. Émargement quotidien d'une feuille de présence (en présentiel ou en ligne). Complétion par le formateur/la formatrice d'un suivi d'acquisition des objectifs pédagogiques. Remise d'une attestation individuelle de réalisation.
Programme Outlook : améliorer son efficacité
Transformer sa messagerie Outlook en un outil personnalisé de gestion du temps
- Gagner du temps par la maîtrise de l'interface d'Outlook
- Utiliser les outils intégrés pour simplifier son organisation
- Faciliter l'accès aux informations importantes
- Organiser son carnet d'adresses avec les groupes de contacts
- Synchroniser son smartphone avec l'agenda, la liste de contacts
- Utiliser efficacement les raccourcis clavier
Faire de sa messagerie un rempart contre la surcharge d'informations
- Filtrer les messages indésirables pour ne pas polluer sa messagerie
- Créer des réponses types
- Signaler les e-mails importants
- S'imposer des règles de lecture et de réponse aux e-mails
Organiser son temps et prioriser ses tâches
- Avoir une vision globale de sa journée de travail avec Outlook
- Gérer son emploi du temps grâce au calendrier
- Partager son calendrier et celui de ses collaborateurs*
- Créer une tâche, un rappel à partir d'un e-mail
- Planifier rapidement des réunions et inviter les participants
- Organiser son quotidien avec les tâches et les suivre
- Mettre en place des bonnes pratiques dans l'utilisation des tâches
Établir des règles de classement et d'archivage
- Mettre en place des bonnes pratiques de classement et d'archivage
- Gagner en efficacité grâce aux règles de tri automatique
- Identifier les e-mails "répétitifs" et créer des réponses automatiques
- Organiser son interface en fonction de ses rôles et missions quotidiens
- Rechercher un message dans ses dossiers
*Ces points ne peuvent être vus que lors d'une formation sur site avec une boîte email professionnelle
